Cadastro ( Clie/Repr/Forn/Tran )

Além de registrar os dados principais de clientes, representantes, fornecedores e transportadoras, pode-se registrar vários contatos, endereço de cobrança e de entrega (se forem diferentes do principal).

Cada cadastro tem um registro de perfil que contém informações específicas que serão tratados pelo sistema conforme o tipo de cadastro, como: Espécie de Cliente, Limite de Crédito, Tabela de Preço utilizada, Descontos Especiais, Com e Sem Crédito, Transportadora Padrão, Representante que o atende, e muito mais…

Esse registro permite manter os dados sempre atualizados. No Perfil do Representante, permite ainda o controle de comissões a pagar e já pagas para cada vendedor.

Pode-se registrar as Transportadoras que sua empresa costuma trabalhar regularmente, ou aquelas indicadas pelo cliente. Pode-se efetuar listas com filtros por Representante, UF, Cidade, Bairro ou Espécie de Cliente e ainda ordená-los pelo Código, Nome Fantasia, Razão Social, Cidade ou Bairro.

Existe ainda duas formas de emitir a Mala Direta, podendo ser impresso em Impressoras à Laser ou Jato de Tinta em 3 modelos de folhas da PIMACO.

Grupo de Produtos

Esse cadastro serve para agrupar os produtos em determinados blocos, facilitando a apresentação dos produtos em listas como Tabelas de Preços, Inventário, Saldos, Listas Gerenciais, etc…

Registro do Produto

O arquivo de produtos é na verdade o banco de dados principal para controle de vendas, compras e estoque. Sem ele esses módulos não operam.

Existem alguns dados que serão necessários e outros opcionais durante o cadastramento do produto. Alguns terão incidências nos cálculos dos pedidos como ICMS reduzido, IPI, Repasse de ICMS, entre outros…

Pode-se registrar seu próprio código, o original de fábrica, a descrição do produto com até 60 caracteres, código de barras, 9 (nove) tabelas diferentes de preços de venda, preço de promoção, particularidades para acesso do telemarketing, entre outros…

Alguns dados não são obrigatórios, porém podem fazer falta em algumas rotinas no futuro como o código de classificação fiscal do produto, pois além de imprimir na nota fiscal eletrônica, serão utilizados na geração dos arquivos para a Nota Fiscal Eletrônica e sem eles o validador gera erro na consistência dos dados.

Conta Corrente

Nesse cadastro, além de registrar as contas de sua empresa, pode-se registrar também a conta caixa (caixinha), e serão utilizados no lançamento bancário, consolidação diária, etc…

O movimento de cada conta começará sempre no dia seguinte ao da implantação do saldo.

Portador

O registro de portadores tem como finalidade o controle das cobranças e agrupamento dos títulos em carteiras específicas, facilitando os filtros no momento das pesquisas. Pode-se separar as carteiras em Ativada e Desativada.

Existem ainda outros detalhes como taxa de juros mensal e valor do registro de cada título que poderá ser utilizado em contas a receber na lista para desconto, onde o sistema apura a taxa de desconto para cada título e quanto à operadora está cobrando por título, resultando no valor exato que irá receber se esses títulos forem descontados.

O portador controla ainda a forma de cálculo da comissão do representante, sendo crédito do valor em conta do representante ou débito da diferença, valor menos a comissão.

Ocorrência

Necessário para o controle das liquidações do financeiro, além de controlar lançamentos de juros, descontos, entre outros.

No Sistema Financeiro, o usuário pode controlar toda a movimentação dos títulos e carteira utilizando somente os lançamentos das ocorrências.

Histórico

O registro de históricos serve basicamente para facilitar as digitações repetidas que são constantes em comentários de títulos, pagamentos, recebimentos, lançamentos bancário, etc…

Contas à Pagar

Permite registrar, além das notas e títulos, pequenas despesas diárias em forma de fichas. Todos os lançamentos são registrados por fornecedor, portador e conta despesa, sendo opcional a informação do departamento.

Dessa forma pode-se depois obter informações agrupadas por vencimentos, fornecedores, portadores, despesas ou departamentos. Neste módulo o usuário pode ainda emitir cheques avulsos, por lote (conforme seleção do usuário), cópia de cheque, efetuar o lançamento bancário e liquidar os títulos numa única rotina simples e rápida.

Em Consulta por Período, o usuário visualiza rapidamente os títulos a pagar ordenados por vencimento ou emissão, sendo o intervalo de pesquisa informado pelo usuário de acordo com sua necessidade, visualizando somente os títulos em aberto ou os liquidados.

Pode-se ainda efetuar filtros específicos por Fornecedor, Portador, Conta Despesa ou Departamentos, facilitando a visualização e procura dos títulos à pagar. Uma vez apresentado os títulos, o usuário poderá visualizar seus detalhes bastando apenas clicar sobre o título desejado.

Contas à Receber ( consulta )

Esse módulo pode receber entrada de valores manuais, via ficha de serviço (automático) e/ou via pedido de venda faturado (automático). Pode-se consultar e listar as carteiras filtrando por período (Emissão ou Vencimento), por cliente, por portador e por representante.

Permite emitir boletos de cobrança, duplicatas, resumo geral, carta de anuência, recibo de quitação, aviso de cobrança e instrução bancária.

Em Consulta por Período, o usuário visualiza rapidamente os títulos a receber ordenados por vencimento ou emissão, visualizando somente os títulos em aberto ou os liquidados. Uma vez apresentado os títulos, o usuário poderá visualizar seus detalhes bastando apenas clicar sobre o título desejado, podendo ainda verificar os dados do pedido de venda que gerou essa cobrança.

Gerar Arquivo de Cobrança Padrão CNAB 400

O sistema gera arquivo texto automaticamente, coletando as informações nas tabelas e no contas a receber para o envio aos bancos e seguindo o padrão CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária), órgão da FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos), com algumas adaptações às necessidades de cada banco.

Estão disponíveis no sistema os bancos mais utilizados, porém se sua empresa utiliza outro banco, forneça o layout para a geração dos dados e incluiremos em nosso sistema.

A rotina além de gerar o arquivo para transmissão, também recebe os dados enviados pelos bancos e grava nos títulos o número bancário gerado após o processamento e liquida automaticamente os títulos recebidos (liquidados normalmente ou através de cartório), tudo simples e rápido.

É uma rotina muita utilizada pelos usuários do Sistema Comercial G3.

Controle de Cheque

O sistema controla também os cheques pré-datados recebidos dos clientes, tendo a opção de controlar ainda o repasse desses cheques aos fornecedores.

É muito importante essa rotina, pois determina a frequência com que os clientes liquidam suas carteiras e como fazem isso.

Existe ainda função automática de repasse dos cheques em lote, onde através de uma pesquisa pode-se transferir rapidamente os cheques entregues á algum fornecedor.

Pode-se ainda emitir várias listas para controle e visualização.

Registro das Comissões

As comissões são controladas pelo sistema em forma de conta corrente do representante (créditos e débitos). Os créditos serão lançados a partir das vendas integradas ao financeiro e os débitos poderão ser lançados pelo usuário, formando assim um extrato de comissões e outros lançamentos para cada representante.

A cada período pode-se emitir uma lista das comissões e saber exatamente quanto cada representante tem a receber (já com os débitos devidamente lançados).

Após o pagamento da comissão, o usuário lança um débito de pagamento dessa comissão e zera o saldo da conta do representante, e assim por diante…

Resumo Financeiro ( Fluxo de Caixa )

O resumo financeiro é composto pelo Fluxo de Caixa, Mapa Gerencial, geração de arquivo para envio ao SCI e/ou SERASA.

O Fluxo de Caixa pode ser visualizado mensalmente, diariamente ou detalhadamente. Pode ser selecionado somente os registros em aberto ou compor um fluxo de caixa dos compromissos realizados durante um determinado período.

Em ambos os casos o sistema permite que o usuário informe o valor acumulado dos bancos ou que seja levantado automaticamente pelo sistema (através do conta corrente).

Ainda no Fluxo de Caixa o sistema projeta os recebimentos para o DDL informado, geralmente esse DDL é 1, pois o cliente paga hoje e o banco credita somente amanhã na conta corrente, e os vencimentos que estiverem projetados para o fim de semana serão colocados automaticamente para a segunda-feira, deixando o fluxo de caixa o mais exato possível.

Quanto ao SCI e SERASA, o sistema dispõe de geração de dados em TXT que podem ser enviados para as respectivas empresas contratadas. Isso gera um valor menor no momento da consulta do CNPJ.

Implantação do Saldo Inicial

Permite ao usuário registrar o saldo inicial de cada produto e visualizar os movimentos de entrada e saída (acumulados) mês a mês.

Essa implantação de saldo é a quantidade final do ano anterior ou a quantidade contada no momento da implantação do sistema.

O saldo de cada mês é atualizado automaticamente, conforme o registro de seus movimentos de entrada e saída processados manualmente ou através de lançamentos automáticos, como a baixa dos pedidos de venda, etc…

A quantidade em reserva apresentada refere-se aos pedidos liberados para o faturamento e que ainda não foram baixados pela rotina de baixa automática. Carteira significa que os pedidos foram somente digitados e não liberados para o faturamento.

Ficha de Entrada ou Saída ( manual )

Todo lançamento que registra uma movimentação no estoque de entrada ou de saída recebe o nome de CARDEX. A digitação dessa ficha espelha os movimentos que farão parte integrante do CARDEX de cada produto.

O sistema registra uma ficha para cada movimentação (entrada ou saída) de um ou mais produtos e após a impressão e verificação do usuário, deve-se confirmar a atualização. Após a confirmação é que o sistema irá registrar as quantidades lançadas, preços e custos.

Dessa forma, pode efetuar lançamentos de compras de mercadoria, estornos, ajustes, devoluções, trocas, e muito mais. Essas fichas podem receber o número da Nota Fiscal do fornecedor, das fichas numeradas internamente ou até serem numeradas automaticamente pelo sistema.

Conferência da Ficha de Entrada

O sistema disponibiliza uma interface para a conferência dos produtos via código de barras EAN13 / GTIN13 (por produto) ou EAN14 / GTIN14 (por embalagem fechada), o que facilita em muito a conferência. Essa rotina permite maior eficiência e rapidez na conferência dos produtos à serem estocados.

Depois de lido e conferido, o sistema emite uma relação com as divergências (se houver) e uma outra lista já com as locagens para facilitar o armazenamento.

Saldos e Preços

Permite consultar rapidamente saldos e preços dos produtos, além de poder filtrá-los por fornecedor e/ou grupo de produtos. O usuário pode iniciar uma pesquisa a partir de um determinado código de produto, pelo código da fábrica, pela descrição do produto ou ainda pelo grupo.

Pode ainda pesquisar a partir da informação digitada ou pesquisar essa informação no banco de dados todo. Uma forma clássica de pesquisa é quando o usuário necessita encontrar todos os produtos de uma linha, por exemplo: FOX. Digita-se FOX e solicita-se ao sistema que pesquise em todo o banco de dados.

Serão apresentados, por exemplo: Lanterna do FOX 2015, Friso Lateral do FOX 4 Portas, Spoiler Dianteiro do FOX 2013 ou Maior, e assim por diante…

Lista de Preço e/ou Promoção

Toda impressão é feita em vídeo através do utilitário Crystal Reports, podendo visualizar exatamente como será impresso, se for necessário, o usuário poderá imprimir todas as páginas ou somente aquela que desejar além de poder selecionar a impressora que deverá imprimir o documento (instaladas ou disponíveis na rede).

Pode-se selecionar qual tabela de preço (de 1 até 9) que será impressa nessa lista, qual a forma de apresentação e quais os dados serão impressos, deixando a lista o mais padronizado para a sua empresa.

Alteração na Tabela de Preço

Esta rotina é útil para ajustes de preços na tabela (de 1 à 9), aplicação de fatores para ajustes ou simplesmente cópia de uma tabela para outra.

Permite zerar qualquer tabela, além de poder filtrar um intervalo de produtos, um fornecedor ou um grupo de produto.

A rotina permite aumentar ou diminuir valores através do tipo de cálculo selecionado, além de poder atualizar ou zerar o preço mínimo e ajustar preço de promoção de cada produto.

Digitação da Contagem dos Produtos

De vez em quando, o usuário necessita atualizar as quantidades de seu estoque, e solicita uma contagem dos produtos que poderá ser impressa pelo sistema, a fim de facilitar o apontamento.

Uma vez com essa contagem na mão, o usuário digita os produtos e o saldo contado, registrando as quantidades. No sistema, então se imprime a lista da contagem para verificação e efetua a atualização do estoque através dessa lista digitada.

O sistema irá checar cada produto digitado e se o saldo encontrado for diferente do digitado, irá efetuar o lançamento de entrada ou saída automaticamente, ajustando a quantidade do produto para o saldo contado.

Somente serão atualizados os produtos com diferença entre o digitado e o saldo calculado pelo sistema, o restante não será alterado.

Normalmente se utiliza códigos específicos de movimentação do estoque para o ajuste pela contagem que já estão disponíveis para o usuário selecionar.

Ficha para Cliente ( garantia )

O sistema permite controlar as garantias dos produtos vendidos e retornados para reparo ou troca por defeito ou qualquer outro problema. O usuário efetua uma ficha de garantia para o cliente ou para o representante, alegando ter recebido o produto com defeito e encaminha para o fornecedor para a verificação.

Esse processamento ajuda no controle das mercadorias além de garantir o bom andamento das peças recebidas.

É importante ter controle sobre as garantias, pois na maioria das empresas esse processo é o que mais dá dor de cabeça, porque normalmente some as mercadorias e ninguém sabe informar se recebeu, se encaminhou, se já voltou do fornecedor, etc…

Ficha para Fornecedor ( garantia )

Normalmente após ter registrado a ficha de garantia do cliente ou representante, deve-se remeter as mercadorias aos respectivos fornecedores.

O sistema permite gerar fichas para o fornecedor de forma automática, agrupando os produtos que estão atrelados ao código daquele fornecedor.

Essa ficha é encaminhada, juntamente com os respectivos produtos e após a avaliação, conserto ou reparo, o fabricante devolve os produtos dando ou não a garantia.

Esse retorno é registrado na ficha do fornecedor e automaticamente interliga à ficha do cliente e se o cliente ou representante ligar para saber de seus produtos, o usuário pode prontamente informar o status da ficha.

Tabela de Preço do Fornecedor

É um processo aberto ao usuário para registrar os preços praticados pelo fornecedor dos produtos.

Registra-se os valores nas tabelas, custo e venda de cada produto a fim de facilitar as negociações e a confecção dos pedidos de compra.

Essa tabela ficará disponível e poderá ser utilizada para ajustar os preços de venda das mercadorias de forma rápida e eficaz. Com base em cálculos efetuados através de fatores ou percentuais, o sistema ajusta esses valores e o usuário poderá a qualquer momento atualizar sua lista de preço de venda e de custo.

Além dessas funções a rotina ainda fornece filtros para o usuário processar os referidos cálculos, como intervalo de códigos, especificação do grupo, tabela normal e futura, etc..

Pedido de Compra ( manual )

O pedido de compra poderá ser registrado manualmente. O sistema registra uma ficha para cada pedido de compra, que poderá ser enviado pelo fax, e-mail, transferido para Word, Excel, PDF, etc…

Todo o pedido pode ser visualizado em tempo real, enquanto o usuário vai digitando, facilitando a conclusão e elaboração do pedido. Outros dados podem fazer parte do pedido como nome do vendedor, comprador e dados como condições de pagamento além de 3 linhas específicas para observações (se houverem).

No momento da impressão pode-se incluir ou não os dados da empresa como Razão Social, Endereço completo e CNPJ, para facilitar a entrega e faturamento dos produtos.

Para importadores, o sistema tem uma versão de impressão totalmente em Inglês.

Pedido de Compra ( automático )

O pedido de compra automático facilita a confecção das compras, onde o sistema levanta os dados conforme as opções indicadas pelo usuário (sugerido em função das informações colhidas).

Após o cálculo do processamento, será apresentado uma sugestão de compra, e o usuário poderá marcar aqueles produtos que são necessários para a compra no momento.

Após essa avaliação o usuário pode gerar automaticamente o pedido de compra e enviá-lo ao respectivo fornecedor.

Registrar um Pedido de Venda

Sem dúvida alguma, é o centro das informações do Sistema Comercial G3. Através do pedido de venda é que se inicia a venda ou um simples orçamento ao cliente.

O sistema colhe as informações referentes ao cliente, representante, transportadora, produtos, quantidade, valores, descontos, vencimentos das parcelas, etc…, gerando um pedido de venda.

O usuário poderá ter senha habilitada para registrar um pedido de venda ou somente um orçamento ao cliente. Outro usuário poderá ter o poder de transformar um simples orçamento em um pedido de venda real.

O sistema carrega o perfil do cliente automaticamente, como descontos, representante, transportadora, etc… e o usuário poderá alterar se necessário.

Liberação Eletrônica dos Pedidos de Venda

A liberação eletrônica transformará um pedido de venda em pedido a faturar, reservando os produtos no estoque (que estarão em separação). Também aqui, somente o usuário com a senha habilitada e com o valor de limite de liberação autorizado poderá liberar os pedidos para faturamento.

Pode parecer um exagero, mais é a forma mais segura de controlar os pedidos digitados, com controle de alguém responsável para tal operação.

Dependendo da senha do usuário, pode-se até liberar um pedido mesmo que algum dos produtos não tenha saldo suficiente no estoque.

Após a liberação eletrônica é que se pode emitir a Nota Fiscal, caso contrário o pedido ficará registrado somente como um pedido de venda.

Conferência do Pedido Via GTIN13 / GTIN14

O sistema disponibiliza uma interface para a conferência dos produtos via código de barras EAN13 /GTIN13 (por produto) ou EAN14 /GTIN14 (por embalagem fechada), o que facilita em muito a conferência.

Essa rotina permite maior eficiência e rapidez na conferência dos produtos que serão separados através da ordem de separação.

Depois de lido e conferido, o sistema emite uma relação com as divergências (se houver) e ajusta o pedido de venda se a contagem for diferente do pedido, isso se o usuário autorizar.

Evita principalmente a entrega de produtos que não constam no pedido original de venda ou separados erroneamente.

Lista de Vendas por Período

Simples e rápido o sistema emite listas das vendas, com os dados de cada pedido e pode ser classificado por data da entrada (vendas) ou pela data de saída (faturamento).

Pode-se ainda filtrar um determinado cliente, representante, portador ou ambos. Essa lista poderá ser resumida ou completa com todos os dados do pedido.

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica ( NF-e )

O sistema emite a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) através dos pedidos liberados para faturamento. As impressões são convertidas para caixa alta e os caracteres especiais serão substituídos por caracteres que a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) aceite sem problemas, caso típico de Ç, Á, Õ, etc.

O Sistema Comercial G3 está preparado para gerar um arquivo TXT para importação no Programa Emissor de NF-e da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Basta selecionar o pedido e gerar o arquivo. Depois inicializar a sequência de passos no programa da SEFAZ (Validar, Assinar, Transmitir e Imprimir o DANFE). Importante enfatizar que este processo elimina a digitação direta no Programa Emissor de NF-e da SEFAZ.

ABC por Cliente

O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os clientes em ordem decrescente de venda, ou seja, da maior venda acumulada para a menor.

Dessa forma pode-se verificar quais são os melhores clientes e adotar políticas diferenciadas para estimular as vendas junto a esses clientes preferenciais.

O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano.

Pode-se ainda efetuar filtros por Cidade, UF e Espécie de Cliente.

ABC por Representante

O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os representantes em ordem decrescente de venda, ou seja, da maior venda acumulada para a menor.

Dessa forma pode-se verificar quais são os melhores representantes e adotar políticas diferenciadas para estimular as vendas junto aos representantes aumentando ainda mais as suas vendas.

O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano.

Pode-se ainda efetuar filtros por Cidade e UF.

ABC por Produto

O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os produtos em ordem decrescente de venda ou de quantidade, ou seja, da maior venda acumulada ou maior quantidade acumulada para a menor.

Dessa forma pode-se verificar quais são os produtos mais vendidos em valores e/ou quantidades e aumentar ou adotar uma política de vendas com mais qualidade.

Pode-se ainda efetuar filtros por Cliente, Representante, Fornecedor ou Grupo de Produto.

ABC por Período

O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando dia a dia.

Dessa forma pode-se verificar dia a dia o volume das vendas e ajustar o faturamento para lastrear os dias de maior volume para outros dias de menores volumes, fazendo com que a empresa trabalhe melhor em mais dias.

O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano.

Se optar por imprimir o ABC por Período, o sistema fará automaticamente um gráfico de barras com os valores diários para melhor acompanhamento e visualização do faturamento do período.

ABC por UF

O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando pela UF (Unidade da Federação) e dentro do período indicado em ordem decrescente de venda.

Dessa forma pode-se verificar por UF o volume das vendas e melhorar a atividade de atendimento e vendas nas regiões onde o volume é menor.

O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano.

Se optar por imprimir o ABC por UF, o sistema fará automaticamente um gráfico em forma de pizza com os valores de cada UF para melhor acompanhamento e visualização do faturamento por região.

Habilitar e Desabilitar Usuários

O sistema permite que um(a) administrador(a) da empresa gerencie as senhas e habilite ou desabilite os acessos aos seus módulos.

As senhas poderão ser criadas com até 50 caracteres (nome e/ou senha), restringindo alguns acessos por segurança.

Permite ainda que essas senhas sejam trocadas automaticamente pelo próprio usuário de dias em dias definido pelo(a) administrador(a).

Passado os dias indicado para a troca da senha, o sistema solicitará automaticamente ao usuário que seja trocado sua senha, evitando que outros usuários vejam ou decorem a senha de outro(a) usuário(a).

Fechamento Anual

O sistema trabalha e registra os dados em períodos anuais, ou seja, todos os bancos de dados são armazenados em diretórios com o nome idêntico ao ano em processo.

Exemplo:
Ano Corrente 2015 – D:\G3PRIME\E001\2015\(banco de dados)…
Ano Corrente 2016 – D:\G3PRIME\E001\2016\(banco de dados)…
e assim por diante.

No final de cada período anual, o sistema exige que um(a) usuário(a) experiente efetue o Fechamento Anual, onde o sistema cria o subdiretório com o próximo ano e transfere as informações necessárias para esse diretório. Com isso o sistema separa anualmente os movimentos registrados com a utilização do sistema, resguardando os dados anteriores.

Perfis dos Módulos do Sistema

O perfil guarda as informações mais importantes que orientam o sistema para determinados processos, facilitando o manuseio pelo usuário. Entre esses controles estão numeradores de fichas, alíquotas de impostos, numerador de NF-e e NF-s, e muito mais.

Cada módulo tem seu perfil com suas particularidades conforme a necessidade do projeto. Esses dados poderão sofrer alterações durante o processo de atualização do sistema.